就職活動でメールを利用する時のポイント

メールソフトの設定画面の「差出人」（「from」）のところで、氏名をフルネームで設定しましよう。
差出人（from）欄を設定しないと＜メールアドレス＞だけが表示され、誰から来たかさっぱり分からず、送信主の印象が悪くなる場合があります。

メールソフトには、適切な署名設定を

氏名・住所・電話番号・携帯番号・メールアドレスを文章の最後に書くようにしましょう。

【参考】IC3公認テキスト          ページ L-56　オプションの設定　①署名の自動化

HTML形式が嫌いな人はいまだに多く見受けられるので、無難にテキスト形式で送ることが好ましいです。

メールソフトの設定を確認しましょう。

【参考】IC3公認テキスト          ページ L-39　⑥電子メールの書式の設定
ページ L-58　オプションの設定　④電子メールのメール形式の選択

初めての人にメールを書く時には、メールアドレスを直接入力するより、いったんアドレス帳に入力してからメール作成した方がベストです。宛先も相手のメールソフトのメール一覧に表示されます。アドレス帳には＜メールアドレス＞以外に＜宛先名＞を入力する欄があるはず。そこに、○○様（株式会社○○○）と書いておくと、相手のメールソフトにはこんな感じで表示されます。

※"山田花子"＜アドレス＞など、呼び捨てにならないよう、アドレス帳登録には気をつけましょう。

【参考】IC3公認テキスト          ページ L-51アドレス帳の利用　①アドレス帳の登録
ページL-53アドレス帳の利用　②アドレス帳を利用した宛先の指定

スパムメールが氾濫している昨今、メール本文を開く前に、「メールの内容」及び「メールの発信者」が分かるタイトルにすることが肝要です。

※タイトルの先頭に、【緊急】、【要返事】、【回覧】など、目立つようにつけるとよいでしょう。

l   自己紹介

l   志望動機と自己アピール

自分が何者か、メールの出だしに、簡潔に伝えましょう。

半角カタカナは受け手の環境によっては、文字が変になってしまうことがあるので厳禁。

機種依存文字は、受け手の環境によっては違う文字に変換されてしまうので使わないこと。

※メールで使うと、相手の環境によって文字化けすることがあります。使わないように！！

顔文字も、もちろん使用してはいけません！！！

メールでは一般的に、「時候の挨拶」が不要です。拝啓＆敬具も、前略＆草々も基本的に必要ありません。
（挨拶は必要。“お世話になっております”など）。

しかし、手紙の宛書と同様、最初にどこの部署の誰に宛てたメールかを明記するほうが礼儀正しいです。もちろん、返信メールなどは省いてもOKですが、そのアドレスがその部署共用の場合は、常に文頭に誰宛てのメールかを明記しなくてはいけません。

一行が長いと、とにかく読みにくくなります。相手が読みやすくなるように、ちょうど良い文節で改行をしましょう。尚、メールソフトの設定で一行文字数を設定できるはずです。一度確認をお勧めします。

※口語では「御社」、文章では「貴社」と書きます。メールでは「貴社」と書くのが適切です。どちらか悩んだら、「貴社」→「帰社」と同じで紛らわしいので、電話では「御社」と言うようになったと憶えましょう。

同じ内容のメールを複数のアドレスに送るときに使います。CCの場合は宛先全員に送信先アドレスが表示されるので、誰にこのメールを送ったのかを伝えることができます。

CC同様、同じ内容のメールを複数のアドレスに送るときに使います。BCCの場合は送信者全員に送信先アドレスが表示されません。よって、送り先の個々のアドレスを全員が知らないなら、個人情報保護のためにも、BCCを使うべきでしょう。

【参考】IC3公認テキスト          ページ L-37電子メールの送受信　⑤CCとBCCを利用した送信

一般的に、

n   ワードファイル（拡張子：doc）

n   エクセルファイル（拡張子：xls）

n   パワーポイントファイル（拡張子：ppt）

n   テキストファイル（拡張子：txt）

n   画像ファイル（拡張子：jpg、gif）

であれば、ほとんどの社会人なら受け取ることができます。しかし、稀に読めないこともあるので
（例：先方がパワーポイントを持っていないなど）、送る前に確認するように心がけましょう。

送る前に送信先アドレスと件名、本文を再確認しましょう。特に志望企業の人事に出すメールは慎重に。

送信先アドレスと件名、本文を再確認して、送信ボタンを押したとしても、エラーで帰ってきている場合があります。念のため、受信ボタンを押すようにしましょう。なぜならば、今送ったメールが以下の理由で戻っているかもしれません。（「Returned mail:～」のようなタイトルのメールが戻ってくることが多いです）。

1. 単なるアドレスの入力ミス                           →直して再送信
2. 相手先のメールボックスが一杯である       →電話するしかない
3. 相手のメールサーバーに不具合がある       →電話する・時間を空けて再送する
4. 添付ファイルの容量オーバー                       →ファイルサイズを下げる（写真なら解像度）・添付をやめる

メールの返信が早いということは、仕事も早い、と印象がさらに良くなります。